パパの人生好転ブログ

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無駄な会議をやめられない人がやるべき思考法

無駄な会議をやめられない人がやるべき思考法

 

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会議の無駄については多くの企業で永遠の課題として悩み続けられています。

 

働き方改革とかなんとか言うずっと以前から会議の無駄については議論するされてきました。

 

なぜそこまで問題になるのに解決してこなかったのかについて考えてみたいと思います。

 

会議は無駄というけれど、必要な部分もあるから

 

会議をやっている人の中で、全員が無駄だと思っているケースはあまりないんですよね。

誰かが必要だと思っているから開催されています。

 

そしてその必要だと思うことの中には本当に重要なこともあって、全ての会議が無駄だとは言い切れないということは全員が分かっているんです。

 

つまり会議が必要なこととそうでないことが人によって違うので、ある人には重要な会議でも、ある人にはそうではないという同じ会議でも両方の側面を持っているというのがややこしいのです。

 

会議の何が無駄か説明が難しい

 

会議は人によって見え方が違うと説明しました。

 

対立する人同士の話し合いが目的の会議の場合、どちらかがその会議を有益だと感じて、どちらかが無駄と感じることがあります。

 

そうなると、無駄と感じる部分を特定してみんなでやめるということが難しいのです。

 

時間が長いという無駄に対して、じっくり話ができて良かったということもありますし、何度も同じ話をするのは無駄というのに対して、粘り強く対話して良かったということもあります。

 

目的や参加者によって求めるものが違って、それらをみんなが納得できる方法で整理整頓するというのは疲れるので誰もやってないので、変わらないというのが現実です。

 

本音はなんとかしたいけど、何やっていいか分からない

 

私もほぼおじさんのグループですが、会議が変わらない理由のほとんどがおじさんの昔のやり方が続いているだけだと思っています。

 

そしてほとんどのおじさんがそれでいいわけないとも思っています。でもどうやっていいのか分かりません。

 

分かりませんといえないプライドと、わかる人お願いしますと言えないプライドのダブルプライドで会議はアップデートされないままです。

 

部長や課長というレベルの人でさえ、「本部長が大号令かけてくれたらなぁ」という体たらくで、一度大号令掛けられたら超若手に丸投げして終わりです。

 

超若手の子はどれだけ真面目に取り組んでも部課長のダブルプライドに否定されまくって疲弊してつぶれて終わりです。

 

こんな不幸しかない会議改革はやめようとなってしまうのです。

 

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会議が無駄というのをやめて、形を変えてみる

 

会議の無駄を消す難しさはよく分かりましたよね(笑)

 

これ以上組織に抗って不毛なエネルギーを使うのも悲しいので、発送を変えていきましょう。

 

例えばラインやスカイプのようなチャットアプリを使ってみます。

 

ビジネスではラインワークスやチャットワークス、タームズなど本格的なものもたくさんあります。

 

こういう10年前には無かったテクノロジーを導入することで、会議の無駄問題を間接的になんとかできるかもしれません。

 

会議をやるのはメールや電話では解決しない問題があるという大前提があります。

 

でもグループチャットを使えば記録にも残るし、参加者も明確だし、いつでもどこでも議論できる利点があります。

 

「顔見て話さないと決まらないだろ! 」って人もいますが、「チャットで出来るところまで議論し尽くして、本質的なポイントだけ集まって議論でもいけますよね?」という合わせ技が使えます。

 

電話やメールでできなかった顔を見て会話するが、スカイプのテレビ通話を使えばどこにいても可能になります。離れていても資料をシェアして話すことができます。

 

思いつきの脱線した世間話とか、頻繁にあるタバコ休憩なんかもチャットなら出来ないので議論集中出来ます。

 

会議のルールを今から変えるのは疲れますが、新しいテクノロジーを取り入れることは若くて柔軟な人から進むので、おじさん世代を取り残して先に進む世代がリードできます。

 

まとめ

 

無駄を減らしたい! という課題は、その文字通りの解決策を悩むのではなく、視点をややズラして、逆に他の何がかを「足す」ことで、自然に無駄取りができることもあるかもしれません。

 

是非試していただければと思います。

 

 

 

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