パパの人生好転ブログ

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働き方改革アイディア事例(会議運営)

働き方改革アイディア事例(会議運営)

 

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おはようございます。

ブログ更新は連続216日、412記事目です。

 

働き方改革のアイディア事例について書いています。今日は「会議の運営」について書いていきます。

 

会議には心理的安全性がマストということは書きました。これを作れれば正直どんなやり方でも事業はうまく行く気がするのですが、粘り強い努力がいるので、並行してやれることからやるというのもアリだと思います。

 

そして少しでも形だけでも何か改善を入れようとすればそれだけでも変わろうとしている姿は見えてくるし、強制するのではなくて、便利になるよというトーンさえ忘れなければ悪い方向へはいかないはずです。

 

では会議運営のルールについて書いていきます。

 

発案者、ファシリテーター、タイムキーパー、ノートテイカーの4人のチームで回す

 

会議を変えるには見た感じから変わった感を出すと良いです。でもそれを一人でやるのはその人に負担が大きすぎます。やるならみんなでやろうという雰囲気つくりは会議の質を高めます。

 

発案者はいうまでもありませんが、その人が進行役や議事録係まで担うこともあります。出張先ならともかく、社内会議でこれはやや寂しいです。最初からチームを組んで発案者をサポートする体制がないと、前に進むものの進みません。

 

発案者とは別にファシリテーターがいて、進行と促進を担います。また議事録もノートテイカーが会議の始まりから決まっています。タイムキーパーも別に設定します。

 

これだけでかなり変わります。発案者ひとり対残り全員という会議のフォーメーションから、発案者率いる4人チームと残りの参加者となるので、会議にリズムが生まれて何かいい議論がデキル感がぷんぷん臭います。

 

会議のはじまりに4人の自己紹介とかあったらもう最高ですよね。持ち回りで毎回違うメンバーでやって、その時々の色が出てくるともう間違いありません。この4人、特にファシリテーターに名乗りをあげてもらうのが最もハードル高そうですが、これもみんなでサポートするという約束の元、心理的安全性を確保して募りましょう。

 

タイムキーパーは議題ごとに時間をはかる

 

1時間の会議に関して、50分くらいで合図するというのだけではタイムキーパーとして物足りないです。1時間の会議でも議題が3つあれば発表と質疑応答で合計6回はタイムキープする機会があるばずです。

 

そして発案者やファシリテーターが時間について言及しなかったときに「この発表は何分ですか?」「質疑応答は何時までにしますか?」と時間に関することはタイムキーパーがコントロールするという意識もいります。

 

意外と憎まれ役になることもあるので、4人チームのなかでカンタンそうだと思って安易にタイムキーパーに逃げるような人を出さないためにも、責任を持たせることは必要です。

 

ちょっとした小技で、話が長い人がいたら、キッチンタイマーをジワジワとその人に近づけていくというやり方があります。タイムキーパーが起点となり隣の出席者に順々に回すので、タイムキーパーだけでなく、参加者全員が長いと感じていることを演説者にジワることができます。

 

ノートテイカーは会議同時進行で書いて、最後にまとめる

 

議事録係はあずかり知らぬところでコソコソ書いていた議事録があるなんていうやりかたではなく、ポイントポイントでレビューしながら裏回しもやります。

 

アクションがまとまったような、まとまらなかったような感じになったときはファシリテーターだけの責任ではなく、ノートテイカーの責任でもあります。

 

ですからあらかじめテンプレに従い大枠の議事録を作ってしまっておくのもひとつの方法です。「このアクションは誰がやりますか?」「いつまでにやりますか?」といった必ず書き残しておくべきことは議事録係が責任をもって全員に問いかけるという役割分担をしましょう。

 

各議題の合間に議事録レビュー出来るといいですが、時間やリズムで難しい場合は最後には必ず参加者全員で振り返り出来るようにタイムキーパーとも認識を合わせましょう。

 

チームで声を掛け合いながら会議の質を高めていくのです。

 

まとめ

 

会議の運営について少しイメージを広げて頂けたでしょうか。ひとりでこなすのではなく、チームで分担するというのはハードルが下がってやりやすいですし、それぞれがお互いをチェックし合うので、プロとしても良い緊張感を持って仕事が出来ます。

 

家族会議でも夫婦がチームとして子どもと話し合うイメージを持つと良い場面があります。例えば、子どもが犬を飼いたいという話をしてきたときに、そういう大事な話し合いをするときにはお母さんが時間をはかりながら、お父さんがメモを取るというややフォーマルな形を整えることで全員がよい緊張感を持って話せます。

 

親の強引な意見の押し付けにならずに全員がある程度納得のいく話が出来るかもしれません。

 

次回はファシリテーションについて書きたいと思います。

 

 

 

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