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働き方改革で会議を変える方法

働き方改革で会議を変える方法

 

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働き方改革では、活動キックオフから発表のときまで

終始キーワードになっていたのが長時間残業の抑制と会議の見直しです。

 

残業についてはいろんな要素を少しずつ改善して効率的にやった結果の話なので、

今回は会議にスポットを当ててみたいと思います。

 

まずどうしてこんなにも会議が悪者になっているのでしょうか?

いろんな理由がありますが、私の実感していることを書き出してみたいと思います。

 

とにかく時間が長い

結局何が決まったか不明

ダラダラと資料を読み上げる報告が主

参加者が多すぎる

予定の時間に終わらない

前回からどう変わったのかつながりがない

次回何をするのかもわからない

なんのためにやっているか説明出来ない

資料が多い

先に会議が設定されてあとから議題をつけてる

 

 

こんな感じが客観的にみた現状把握になろうかと思います。

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働き方改革時代における理想の会議の在り方とは??

 

はてさてこんな散々たる状況ではありますが、

では本来どんな会議だったら良いのか

理想の会議像について考えてみたいと思います。

 

まずは短いこと。

 

早く終われるというのは何事においても価値があります。

 

そして内容が濃いこと。

 

内容が濃いというのはもともとその会議で何をしたいのかがはっきりしていて、

そのことについて参加者で有益な議論が出来たとあうことです。

 

有益な議論というのはなんでしょう?

会議をするわけなので、なにかを前に進めたいのですよね。

そしてそれは一人で考えるよりも複数人で考えた方が

よりゴールに早くたどり着く可能性が高いことですよね。

 

そうなると議題をかなり細やかにコトバにしておくことが必要です。

例えばいつもは部門会議とかいうテーマだけかもしれませんが、

もっと具体的なゴールを設定したいですね。

 

ゴールは「営業会議を45分で終わらせて、今週の課題整理3件と

来週の活動計画2件をチームで合意出来ている状態」とかで、

議題も単に「営業会議のマンネリ化改善」とかではなくて、

「営業会議の生産性を高めて、受注角度を固める会議、

チームワークを強化できる会議にするには?」とか。

 

もっと具体的に絞り込みたいです。

 

参加者が何を話すべき会で、なぜそれが重要で、

自分の役割は何なのかを明確に説明できる状態が望ましいです。

 

どうしてそういう理想的な会議ができてこなかったのか?

 

日本の何を知っているわけでもないので「日本の」と

安易に申し上げるのは気が引けるのですが、

よく外国人から聞くのは「日本の会議は安全、安心を求めている」

というニュアンスの評価です。

 

なるほど自分の意見をバチバチ戦わせてさながら

討論のようにエキサイティングに話し合う外国人の会議とは一線を画して、

基本的には押し黙って目立たないようにみんなが順番に隅っこに座り、

発表者も余計なことを言って怒られたり仕事が増えたりしませんよーに

と祈るような気持ちでプレゼンしているのが日本の典型的な会議です。

 

昭和時代のイケイケのバブルのころはとにかくトップダウンで

「ボケカス! あれしろこれしろ!」で会議はお上のご機嫌を伺う場所

だったのでしょう。

 

「おい! 俺は聞いてないぞ!」とへそを曲げる上司がいたら

何も前に進まないので、とにかく状況を丁寧に伝えることだけは一生懸命にやる。

 

だけれども、ひとたび「こんなことがしたい!」といったアイディアや

「ここが良くないんだ」といった批判的なことを

役職の下の人間が言おうものなら、公開処刑のように大勢の前で

吊し上げられるようなことがあったのだと思います。

 

今では発想力とか斬新な企画とかを評価する組織も多いでしょうが、

少なくとも今自分の所属している組織においては上述の名残があります。

 

理想の会議を実現させる働き方改革のアイディア

 

ではここからどうやって変えていくのかなのですが、

分かってきたこととして、60代の役員クラスは切実な思いで変えたい、

変わりたいという思いを持っています。

 

ただし自分で何していいか分からないので、やれ!の一声のみです。

 

40代後半以上の人でそこそこ重要なポジションにいる人の一部が一番ややこしいです。

俺らは苦しんできたし、俺らがこの会社を作り上げてきたんだ、

これから自分たちがコントロールしていくんだと

令和時代に平成すっ飛ばして昭和バンザイをやっています。

 

この中間管理職とトップ、中間管理職と若手の双方の間で

バランスよく上手いことやってくれる30代後半のええ感じのやつおらんかな

と丸投げ先のドンピシャに自分がいるような感じです。

 

まとめ

 

これからプレゼンやファシリテーション、具体的な会議のアップデート

について書いていきますが、どんな改善活動も人のことを抜きにしては

語れないなと実感しています。

 

ちょっと一言かけることから始めて、大事なことはじっくり話し合うことを、

きちんとやってかなきゃなと思い返すようになりました。

 

働き方改革をやって良かった自分の中のマインドチェンジです。

 

あなたもマインドチェンジしませんか?

 

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