パパの人生好転ブログ

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働き方改革 アイディア事例 (業務の効率化)

働き方改革 アイディア事例 (業務の効率化)

 

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おはようございます。

ブログ更新は連続206日、402記事です。

 

働き方改革の仕事の効率化について書いていきます。働き方改革ってまずはどの組織においても残業抑制とか有休の取得というのがわかりやすい指標なので目標にされがちですよね。

 

そのためには効率的に仕事をして、生産性をあげようというのもよく聞く話です。でも結局のところ仕事は減らずに力技で残業禁止の日を作ったり、有休取得を強制したりして実績はあげるものの、サービス残業でオフィスの横のカフェで仕事を持ち帰っていたり、自宅でやってたりするのもよくある話です。

 

自宅に仕事を持ち帰るためにわざわざノートパソコンを買う人までいるという新聞記事を読んだこともあります。ですからなかなか上手くいっていない実態を踏まえてこの仕事の効率化の活動をデザインしていきました。

 

働き方改革の効率化で最初にやったアイディア事例

 

働き方改革の効率化活動で最初にやったのは、そもそもなんで効率化するの? というコンセンサスの統一です。ここで私が注意したのは、もちろん会社を辞めたり、病気になったりするような苦しい環境の人を救いたいというのもあるけど、イキイキと気持ちよく働くことができるようにすることもあるけど、一番は業績アップですよと明確に伝えることでした。

 

仕事の時間が短くなる、休暇が取りやすくなるというのはいいことですし、もちろん大切なことなんですけど、それらもすべては仕事でより成果を上げるため、会社の業績をあげるためであることはしっかり理解していただくように周知徹底しました。

 

こうして「なんのための効率化か?」という点がはっきりすると「何を効率化すべきか?」ということある程度くっきりしてきて、イメージがクリアになります。効率化して無くすべき業績を洗い出す際にも時間がかかっているという理由や、単に嫌だという理由で無くそうというアイディアにはならず、業績をあげる仕事以外はなくそうという発想になります。

 

若い人の中にはとにかく残業が多くなるのは組織マネジメントの問題で上司の責任と思い込む人もいます。そのため自分で考えて効率的に仕事をすすめる思考が足りないことも多いです。この点に気がついてもらうためにも最初は時間をかけて、不満の発散から始めました。

 

効率化の前にやるべき現状の整理整頓

 

効率化の具体的なアクションというのは、効率化すべきものが見えてからしか始められません。大掃除もそうですが、いきなり場所をとって邪魔という理由でソファやテーブルをどんどん捨てるなんてことはあり得ません。タンスに突っ込まれた古い服や、何年も使っていないおもちゃなどを全部出してみてから、捨てるもの、売るもの、あげるもの、残すものなど分類してか、アクションを起こします。

 

そんな感じで仕事もまずは棚卸しから始めました。全員の現在のお仕事をリストアップしてもらって、どれくらいの時間がかかっているのか、どんな難しさがあるのか、何がストレスなのかまで洗いざらい吐き出してもらいました。

 

これだけでもかなりの見える化になって、棚卸しした当人たちがとても自分の仕事がわかりやすくなったと言っていて面白いなと感じたものです。

 

そこから組織としてのミッションに照らして業務フローを作って、個人の棚卸しした仕事をピースで当てはめていきます。すると組織としての重要フローと個人がエネルギー投下しているポイントにズレがあるのがわかります。

 

そうなると組織として重要な、すなわち業績に効いてくるポイント以外は効率化の対象となり、各個人の業務においても省力化していい部分がみえます。意外とそんなところに時間をかけていたりするものなのです。

 

効率化のアイディア事例 (組織票作り)

 

これは上述の個人の業務棚卸しと、組織の業務フローを作る中で思いついたことなのですが、多くの仕事は誰かと関わりながらやっていて、自分のやる仕事には、前段階のインプットと後工程のアウトプットがあります。そのフローつくりのときに前と後の関係者の組織図があるといいよねって話になりました。

 

前後で関わる人たちというのはたとえ社内の人であっても「お客様」という概念が成立する関係です。関わる人に喜んでもらえる仕事をするには切り取った自分たちだけのフローで考えるのではなく、前の組織と後の組織、前の個人とあとの個人というところまでイメージを解像度高く意識できるように明文化していきました。

 

まとめ(家庭で使える効率化)

 

効率化の活動というのは組織の永遠のテーマで、常日頃から意識しているはずなので、ある日特別にワーキンググループで集中議論しても新しいアイディアなんてなかなかでないと思い込んでいました。

 

ところが各個人はみなさんそれぞれ考えているとかがあり、思っていたよりもどんどん意見がでてそれもなかなかのクオリティのもので驚きました。

 

これって家庭でも同じことで、毎日当たり前にやってることを、例えば時間、例えばお金という切り口でもっと有効に資源を使えないかということをこどもたちも含めては出し合えばいろんなアイディアがでると思います。

 

そのときに気をつけたいのは親が聞くだけは聞くけど子どもの意見は最後に退けるというやり方です。これをやられると子どもは親に本音を語らなくなります。ですから一つは子どものアイディアを採用するとか、そもそもの目標として、時間を何時間つくる、お金をいくら節約するなどの正確な数値設定がいります。

 

人材の育成活動以上に業務の効率化は骨が折れるもので、その辺のマインドの揺れ動きについてもまた書いていきたいと思います。

 

 

すべてのパパママが効率的だけど、愛に溢れた子育てが、できますよーに!

 

 

 

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