パパの人生好転ブログ

娘、息子から尊敬される父になるためジタバタとチャレンジしていくブログです。

働き方改革で業務の効率化をすすめる 見える化アイディアと取り組み方法

働き方改革で業務の効率化をすすめる 見える化アイディアと取り組み方法

 

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効率化30%を実現する ホワイトカラーの業務改善

 

世の中ではもうその単語を聞かない日がないくらいに

「働き方改革」が叫ばれていますよね。

 

残業を減らそう、休みを取ろう、でも仕事の質は落とさずに!

なんてどうやってやるんですか? という話になっています。

 

今、企業の企画部門でまさしくやっております

業務の効率化について書いていきたいと思います。

 

働き方改革 仕事の業務の効率化 何から始める?

 

働き方改革ってまずはどの組織においても残業抑制とか有休の取得というのが

わかりやすい指標なので目標にされがちですよね。

 

そのためには業務を効率的に行って、生産性をあげようというのもよく聞く話です。

 

でも結局のところ仕事は減らずに力技で残業禁止の日を作ったり、

有休取得を強制したりしているのが実態です。

 

何かしら働き方改革やりました、業務効率化やりましたと実績はあげるものの、

現実はサービス残業でオフィスの横のカフェで仕事を持ち帰っていたり、

自宅でやってたりするのもよくある話です。

 

自宅に仕事を持ち帰るためにわざわざノートパソコンを買う人までいる

という新聞記事を読んだこともあります。

どんな効率化だ! と突っ込みたくなりますが、案外ひとごとではないかもしれません。

 

ですからなかなか上手くいっていない実態を踏まえて、

この業務の効率化の活動をデザインしていった経緯から説明していきます。

 

働き方改革の業務効率化で最初に取り入れたアイデア

 

働き方改革の効率化活動で最初にやったのは、

「そもそもなんで効率化するの?」 というコンセンサスの統一です。

 

ここで私が伝えたことは会社を辞めたり、病気になったりするような

苦しい環境の人を救うということがひとつ。

よく言われる「イキイキと気持ちよく働くことができるようにする」

というやつですね。

 

そしてもう一つが「必ず業績アップにつながる」ということです。

これははっきりと関係者に明確に伝えました。

 

業務の時間を効率化して、働く時間が短くなる、

休暇が取りやすくなるというのはいいことです。

 

もちろん大切なことなんです。

 

でもそれらも単に従業員の満足度を上げるだけではなくて、

仕事でより成果を上げるため、会社の業績をあげるためであることは

しっかり理解していただくように周知徹底しました。

 

本当に働き方改革の業務効率化くらいで業績があがるのか?

とみなさんかなり懐疑的でしたが、その大号令があるのとないのとでは

圧倒的な結果の差が生まれることは目に見えていました。

 

こうして反対勢力にも必ず業務アップにつなげるという宣言を

繰り返し伝えることで「なんのための効率化か?」

という点をはっきりさせました。

 

またこれにより「何を効率化すべきか?」ということも

ある程度くっきりしてきて、イメージがクリアになりました。

 

実際に働き方改革というものをやってみると、

そもそも効率化すべき業務を洗い出す為に時間がかかることがあります。

それがコンセンサスが取れていると「業績をあげる仕事以外はなくそう」

という発想になります。これは本当に良いです。

 

若い人の中にはとにかく残業が多くなるのは組織マネジメントの問題で

上司の責任と思い込む人もいます。

 

そのため自分で考えて効率的に仕事をすすめる思考が足りないことも多いです。

 

この点に気がついてもらうためにも最初は時間をかけて、不満の発散から始めました。

 

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働き方改革で仕事の業務効率化の前にやるべき現状の整理整頓

 

効率化の具体的なアクションというのは、

効率化すべきものが見えてからしか始められません。

 

大掃除もそうですが、いきなり「場所をとっているから邪魔!」

という理由でソファやテーブルをどんどん捨てるなんてことはあり得ません。

 

タンスに突っ込まれた古い服や、何年も使っていないおもちゃなどを

全部出してみてから、捨てるもの、売るもの、あげるもの、残すものなど

分類してか、アクションを起こします。

 

そんな感じで仕事もまずは棚卸しから始めました。

 

全員の現在のお仕事をリストアップしてもらって、

どれくらいの時間がかかっているのか、どんな難しさがあるのか、

何がストレスなのかまで洗いざらい吐き出してもらいました。

 

これだけでもかなりの見える化になって、棚卸しした当人たちが

とても自分の仕事がわかりやすくなったと言っていて面白いなと感じたものです。

 

そこから組織としてのミッションに照らして業務フローを作って、

個人の棚卸しした仕事をピースで当てはめていきます。

すると組織としての重要フローと個人がエネルギー投下しているポイントに

ズレがあるのがわかります。

 

そうなると組織として重要な、すなわち業績に効いてくるポイント以外は

効率化の対象となり、各個人の業務においても省力化していい部分がみえます。

意外とそんなところに時間をかけていたりするものなのです。

 

働き方改革の業務効率化のアイディア事例 (組織票作り)

 

これは上述の個人の業務棚卸しと、組織の業務フローを作る中で

思いついたことなのですが、多くの仕事は誰かと関わりながらやっていて、

自分のやる仕事には、前段階からのインプットと後工程へのアウトプットがあります。

そのフローつくりのときに前と後の関係者の組織図があるといいよね

という話になりました。

 

前後で関わる人たちというのはたとえ社内の人であっても

「お客様」という概念が成立する関係です。

関わる人に喜んでもらえる仕事をするには切り取った

自分たちだけのフローで考えるのではなく、前の組織と後の組織、

前の個人とあとの個人というところまでイメージを

解像度高く意識できるように明文化していきました。

 

まとめ(家庭で使える効率化)

 

効率化の活動というのは組織の永遠のテーマで、

常日頃から意識しているはずなので、

ある日特別にワーキンググループで集中議論なんかしても

新しいアイディアなんてなかなか出ないと思い込んでいました。

 

ところが各個人はみなさんそれぞれ考えているとかがあり、

思っていたよりもどんどん意見がでてそれも

なかなかのクオリティのもので驚きました。

 

これって家庭でも同じことで、毎日当たり前にやってることを、

例えば時間、例えばお金という切り口でもっと有効に資源を使えないか

ということをこどもたちも含めては出し合えばいろんなアイディアがでると思います。

 

そのときに気をつけたいのは親が聞くだけは聞くけど

子どもの意見は最後に退けるというやり方をしないことです。

これをやられると子どもは親に本音を語らなくなります。

 

ですから一つは子どものアイディアを採用するとか、

そもそもの目標として、時間を何時間つくる、お金をいくら節約する

などの正確な数値設定がいります。

 

人材の育成活動以上に業務の効率化は骨が折れるもので、

その辺のマインドの揺れ動きについてもまた書いていきたいと思います。

 

 

すべてのパパママが効率的だけど、愛に溢れた子育てが、できますよーに!

 

 

 

 

 

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